La configuración del espacio de trabajo es uno de los factores que contribuyen a la gestión del conocimiento en las organizaciones. Por otra parte, las personas pueden experimentan una pérdida de espacio considerado como propio, no tener el espacio que consideran que deberían tener, o considerar que en su ambiente inmediato no disponen de elementos acordes a su posición social o individual; esto es lo que se ha denominado deprivación ambiental.
Para abordar el tema del espacio en la administración pública, podemos ver las propias experiencias en este sector, así como la experiencia de otras organizaciones basadas en el conocimiento.
En los centros de investigación de empresas farmacéuticas, automóvil o diseño, se ha pasado de espacios de trabajo cerrados donde una o dos personas comparten su oficina o laboratorio, a multiespacios abiertos que ofrecen diferentes opciones en función de las necesidades del momento y lugares flexiles para trabajar: zonas tranquilas, zonas recreativas, zonas de colaboración, salas de proyecto, salas flexibles de reuniones, «burbujas de trabajo» grandes y pequeñas y zonas de laboratorio. El espacio no es algo neutro, por lo que el proceso de diseño de los espacios de trabajo, ha de contribuir a:
- Expresar la identidad corporativa.
- Hacer visible el proceso de trabajo,
- Fomentar el intercambio de ideas,
- Atraer y retener a los mejores profesionales,
- Integrar la tecnología en el espacio,
- Motivar al personal, cliente sy usuarios,
- Dar soporte a diversos estilos de trabajo,
- Contribuir a la creación y la diversidad.
El diseño del lugar de trabajo puede contribuir al éxito de la organización mediante tres mecanismos: a) Proyectando la identidad organizativa, expresando los valores que son importantes para la organización, b) Contribuyendo a la satisfacción y la moral de los empleados, y c) Afectando al propio proceso de trabajo.
El estudio sobre los cambios que se produjeron en una empresa de comunicación, al cambiar a espacios abiertos, mostró que afectaron positivamente a: 1) Acceso a espacios de trabajo en equipo,2) El acceso a espacios de relajación e informales, 3) Acceso a espacios de trabajo silenciosos, y 4) La presencia de luz natural y vistas.
Se han realizado estudios etnográficos sobre los aspectos culturales relacionados con el espacio de trabajo en una empresa del automóvil , considerando dos configuraciones del espacio (una abierta con algunas oficinas de dirección y pequeñas salas de conferencias que rodean un gran espacio abierto poblado por áreas de trabajo individuales de tipo cubículos bajos; la otra configuración era predominantemente compuesta de oficinas de investigadores individuales con diferentes opciones de puertas y configuraciones). Se analizaron las dimensiones concentración, funcionalidad, confort y estética.
La dimensión más importante, tanto para investigadores como directores de laboratorio era la funcionabilidad, para investigadores y ejecutivos la concentración ocupaba la segunda posición; la tercera posición en valoración era para el componente estético, más valorado por los ejecutivos y directores de laboratorio y menos por investigadores. El confort era el menos valorado por los tres grupos.
El espacio está diseñado para proporcionar visibilidad que fomente encuentros casuales y contactos fáciles, en una estrategia dirigida a garantizar el intercambio de conocimientos entre las distintas unidades, que se ha denominado co-localización. Los resultados del Proyecto de co-localización en Novartis, muestran que el ambiente con multiespacios ha tenido un efecto positivo en el compartir conocimiento, si bien es preciso establecer que tipo de espacio es más adecuados para cada tipo de persona trabajadora del conocimiento.
La experiencia en otra industria farmacéutica, indica que el mero hecho de mover las personas de oficinas cerradas a espacios abiertos no aumenta por sí mismo la comunicación cara a cara. Esta comunicación está relacionada con la visibilidad de las personas en el espacio de trabajo y en la disponibilidad de espacios formales e informales para reuniones y encuentros.
Se ha hecho esfuerzos por medir la innovación en espacios de trabajo en la administración pública, concretamente en Canadá, pero desde mi punto de vista sin resultados concluyentes.
El lugar de trabajo físico en el ámbito gubernamental está adquiriendo importancia debido a: Los rápidos avances tecnológicos que hacen que las oficinas gubernamentales modernas sean más flexibles y accesibles incluso sin requerir presencia física (teletrabajo o acceso mediante administración electrónica), los aspectos relacionados con la salud y seguridad en el trabajo y finalmente el crecimiento del «trabajo del conocimiento» en el gobierno que requiere espacio que fomenten la interacción, la flexibilidad y el intercambio de información y conocimiento. Se ha propuesto, tras revisión bibliográfica, un modelo conceptual y propuestas para el desarrollo de espacios adecuados a las necesidades dela administración pública. 
De este modelo se desprende que:
- La disposición del espacio de trabajo tiene un gran impacto en aspectos afectivos, conductuales y de desempeño, pero este depende de las características personales y organizacionales, así como de el tipo de trabajo.
- El ambiente de trabajo tiene impacto en aspectos afectivos, conductuales y de desempeño , pero el alcance de los efectos puede depender de las características de los empleados, como género o nivel jerárquico.
- La incorporación y uso adecuado de la tecnología como ayuda a sus usuarios, generaría buenos resultados afectivos, conductuales y de rendimiento, pero el alcance de los efectos sería mayor cuando los usuarios tuvieran control sobre la configuración.
- La accesibilidad y comodidad para los usuarios de las áreas de espera o atención darían mejores resultados afectivos, conductuales y de desempeño, pero el alcance de los efectos sería mayor cuando los usuarios tuvieran control sobre los cambios y diseños.
- Los aspectos simbólicos de los espacios como signo de estatus, generaría en quien los ostenta resultados afectivos, conductuales y de desempeño, pero debería estar revisado ante las características emergentes del lugar de trabajo tales como la colaboración, la apertura, las normas democráticas y la confianza.
- Finalmente, la satisfacción de los empleados con el espacio de trabajo generaría comportamientos positivos (p. Ej., Aumento de la salud, colaboración y permanencia) con mejor desempeño del trabajo individual y calidad general del servicio.
Los desafíos en este campo son metodológicos, infravaloración del tema por las organizaciones e implicación de los grupos de interés en el proceso, de todos los afectados.
The WorkPlace 20⋅20 program in GSA introduce un proceso colaborativo en el diseño de los espacios de trabajo en USA. No obstante, el diseño innovador no puede por sí mismo cambiar la organización y debe estar acompañado de estrategias de gestión lideradas por los máximos responsables para maximizar los resultados.
Por otra parte, la Futures Academy in Dublin Institute of Technology (DIT) ha desarrollado una metodología denominada «Prospectiva a través de escenarios”. Consta de tres etapas, relacionadas respectivamente con el lugar de trabajo global, el lugar de trabajo sostenible y el lugar de trabajo inteligente. Forma parte del proyecto ‘‘Workplace of the Future’’: usando una aproximación de escenarios adaptativos y técnicas de prospectiva, trata de establecer las estrategias para el desarrollo de los espacio de trabajo del mañana. En su análisis de partida, señalan como cambios que afectan actualmente al espacio de trabajo: la emergencia del trabajo basado en el conocimiento, la flexibilidad de los contratos, la sostenibilidad, crecimiento de trabajadores que se desplazan de un sitio a otro, organizaciones más ligeras y el desarrollo tecnológico.
Javier García León 